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    王小偉
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    消除辦公室浪費,靠什么

    發布日期:2016-04-21 16:33:04 瀏覽次數:886

    在一家制造型企業,90%消除浪費的機會存在于生產車間之外的辦公室,然而麻煩的是,這些辦公室浪費不光數量多,而且很難消除,原因很簡單,因為它們很難被發現。然而安碩文教公司將精益思想和工具應用到辦公室,有效消除了浪費。

    開放、協作、精益的企業文化與我們通常見到的辦公樓不同,安碩的辦公樓不設前臺,辦公室里更沒有隔斷,辦公桌按部門擺成長方形,大家圍坐一圈。之所以有這樣的布置,是為了讓大家更好地溝通、協作,共同改善,同時管理者也更容易接近一線員工。

    在安碩開放的企業文化形成過程中,GoogleDocs功不可沒。早在2009年,安碩就開始嘗試在Google

    Docs上共享一些公司的運營文檔,結果很快發現這不僅能幫助員工更好地分享信息、相互協作,而且能夠做到員工隨時隨地共同編輯、修改文檔內容——這對于正在推行精益思想的安碩而言,是個極好的平臺。如今,除了一些需要保密的人事財務數據外,安碩將絕大部分文件都放到了谷歌平臺上。

    在開放、協作的文化下,安碩形成了獨特的用人機制,通過內部招聘、轉崗等一系列舉措,完美地實現了人盡其才,消除了常常會被企業忽略的人才浪費。

    流程化、規范化、可視化

    安碩文教在谷歌平臺上建立的大部分是各部門日常工作的流程與規范。這些流程與規范的梳理,花費了大家不少時間與精力,并且這個梳理的過程,在精益改善原則的推動下始終沒有停止過。

    除了梳理工作流程,安碩還以部門為單位,樹起了各自的工作看板。每天早上,每一位員工都會將自己當天的工作,按照不同內容填寫在不同顏色的標簽上,釘到工作看板中自己名下的那一列。隨后,部門領導就召集大家開晨會,把每個人的工作安排過一遍,看看是否有優先順序需要調整,或者需要工作量少的員工幫忙分擔的情況。

    設立工作看板的目的之一是為了實現不同崗位之間的工作均衡,而為了真正達到這個目的,安碩在各部門內開始推行交叉培訓。安碩的交叉培訓由員工自主發起,自愿參與。因為所有工作流程和規范在谷歌平臺上都能夠找得到,所以想要學習新技能的員工只要對照著相關文件,跟著“師父”實操幾次,通常就能掌握相應的技能。并且,對于這項技能掌握情況的評定也完全由員工自己說了算。

    團隊合作式的獎勵機制在開放、協作、精益的企業文化下,將每一項工作都流程化、規范化、可視化,再通過晨會和培訓實現不斷改善、消除浪費,在這之后,安碩又進行了目標管理,將公司戰略層層分解到部門以及每一位員工,這樣就能確保所有人都明確努力的方向。由于安碩的企業文化已經從過去的明星員工模式轉變成了團隊合作模式,于是,公司2013年決定拿出營業利潤的10%與所有員工分享,將這部分金額除以基本工資基數所得出的百分比,就是每一位員工所能得到的部分。

    開放的文化下,每位員工的工作表現完全可視化;協作的文化又在每位員工的工作表現之間添上了千絲萬縷的關聯;而精益的文化則使得這些關聯有了改善的動力——開放、協作、精益就像三個相互咬合的齒輪,推動安碩公司不斷前進。

    本文由王小偉講師助理整理發布。

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